Hopstays
Settore
Short term rental
Soluzione
CRM e PMS
Prodotto
Streak e monday.com
L'azienda:
Hopstays nasce in Portogallo e lavora nel settore del short term rental – affitto breve. Opera in Italia e Portogallo e conta circa 50 unità dislocate nei 2 paesi. Le aree di lavoro sono a Porto, Lisbona, Algarve e Bassano del Grappa. L’azienda punta a crescere e a consolidarsi come una delle realtà leader nel settore degli affitti brevi.
La sfida:
In Hopstays, azienda attiva nel settore degli affitti brevi, sono stati implementati monday.com e Streak per ottimizzare la gestione operativa e delle relazioni con i clienti.
Streak è stato adottato per migliorare la gestione dei proprietari e dei nuovi lead, specialmente quelli provenienti da campagne social. Grazie a Streak, è possibile centralizzare le informazioni dei clienti, automatizzare le campagne di marketing e monitorare le performance, migliorando l’efficacia e la qualità del servizio clienti.
monday.com è stato integrato per gestire le task operative quotidiane. Questo strumento permette di organizzare e monitorare le attività del team, facilitare la collaborazione e mantenere una visione chiara dello stato di avanzamento dei progetti, aumentando la produttività complessiva.
Questa doppia implementazione consente a Hopstays di affrontare le sfide del settore con una strategia efficiente e strumenti avanzati, garantendo un servizio eccellente ai propri clienti e proprietari.
Hopstays · Property management
Hopstays: controllo operativo e finanziario di oltre 60 strutture su monday.com
Come la società di property management Hopstays ha centralizzato pulizie, manutenzioni, onboarding e contabilità in un unico ecosistema operativo scalabile con AllReady.
Prima
La gestione operativa era frammentata tra diverse piattaforme di prenotazione, fogli di calcolo disallineati e continue chat WhatsApp con i team locali di pulizia e manutenzione. Quando arrivava una prenotazione dell’ultimo minuto o una richiesta di servizio extra, ricalcolare le assegnazioni del personale sul campo, registrare le tasse di soggiorno e verificare i compensi dei proprietari richiedeva ore di lavoro manuale, con frequente rischio di errori e disallineamenti.
Cosa abbiamo fatto
Anagrafica centrale e onboarding standardizzato
Una board master per tutte le proprietà e un template replicabile per gestire ogni fase di inserimento di un nuovo immobile.
Controllo operativo multi-hub (Lisbona, Porto, Algarve)
Flussi e board territoriali per monitorare in tempo reale pulizie, manutenzioni programmate e servizi extra per gli ospiti.
Guest Care e recensioni
Digitalizzato il flusso di gestione delle richieste, i ticket operativi e il tracciamento delle recensioni degli ospiti.
Finance e controllo di gestione
Tracciamento automatico delle prenotazioni dei proprietari (owner bookings), calcolo delle tasse di soggiorno, controllo costi e riepilogo dei pagamenti delle pulizie.
Formazione del team operativo
Sessioni pratiche di onboarding e affiancamento per rendere team locali e coordinatori autonomi nell’uso quotidiano di monday.com.
Risultati
Un unico centro di comando
Visibilità in tempo reale sullo stato di ogni appartamento, sulle attività quotidiane e sulle squadre sul territorio.
Operations e Finance sincronizzate
Nessun passaggio manuale di dati tra chi gestisce le proprietà e chi cura la fatturazione, con tracciamento puntuale di costi e tasse turistiche.
Nuove proprietà in tempi rapidi
Un onboarding standardizzato che integra nuovi immobili nel portfolio senza sovraccarico operativo.
“Grazie all’architettura costruita con AllReady su monday.com, siamo passati dalla gestione reattiva delle urgenze quotidiane su chat ed Excel a un controllo fluido, trasparente e scalabile di ogni singola struttura sul territorio.”
Il prossimo caso potrebbe essere il tuo.
Mezz'ora in video call. Ci racconti come lavorate e ti diciamo se e come possiamo aiutarti.